Come fare Decluttering digitale

Il vostro pc o il vostro telefono vi mandano continuamente “messaggi di allarme” a causa di una memoria troppo piena o semplicemente non sapete da dove partire per iniziare a organizzare i vostri dispositivi digitali?

Niente paura, in questo articolo vi darò dei pratici consigli per ordinare e eliminare file extra dai vostri pc, smartphone, hard disk…

Ecco qua la mia lista di consigli pratici per iniziare a fare un po’ di decluttering digitale. So che fare ordine non è l’attività principale di chi ha già molti impegni, come un lavoro a tempo pieno e una famiglia da gestire, ma se usate un po’ del vostro tempo libero, anche banalmente 10 minuti della vostra pausa pranzo, e magari iniziate a stilare una “to do list” (una lista di cose da fare) basandovi sui seguenti consigli, in modo da capire cosa dovete sistemare o meno, sono sicura che nel breve tempo riuscirete ad avere un ambiente digitale organizzato e pratico.

Computer

Salva il lavoro e chiudi le app aperte

Le vedi tutte quelle applicazioni aperte sulla barra degli strumenti…? Che dici di salvare il lavoro, mettere tutti i file di quel progetto dentro un’unica cartella e alleggerire così il tuo povero pc che forse sta diventando un po’ lentino (questo vale soprattutto per le app pesanti come quelle di Adobe o altre app simili)? 

Ah consiglio extra (soprattutto per chi una Apple): spegnete quel pc dopo che avete smesso di usarlo. Perché lo lasciate sempre acceso? Il riavvio di un pc moderno non è come quello dei primi anni 2000 che impiegava anche minuti. Oramai tutti i pc si avviano nel giro di una decina massimo di secondi. Sono davvero questi secondi che vi cambiano la vita? Spegnete quel pc quando avete finito di usarlo, in modo da renderlo più performante al suo riavvio.

Elimina i file non necessari 

Aargh, la parte più macchinosa penso per tutti noi. Vi consiglio di partire come prima cosa, dai file e dalle cartelle più grosse, in modo da avere un minor lavoro in futuro. Ci sono anche degli strumenti digitali che vi permettono di eliminare file non necessari & co. Inoltre, mettete in un unico posto tutti i file che vi interessano. Ad esempio, siete andati ad una festa e avete foto sparse in varie cartelle? Unitele in un unico luogo in modo da averle sempre sottomano.

Porta la cartella dei download a zero

Avete vecchi download e non sapete neanche a cosa vi servissero, oppure sono file da sistemare in qualche cartella apposita? Beh, credo proprio che questo sia il momento migliore per fare questo lavoro.

Svuota il desktop 

Ci sono davvero diversi modi per organizzare il proprio desktop. Personalmente io tengo solo alcune cartelle e file su cui sto lavorando o comunque cose importanti che so mi serviranno da li a breve. 

Dunque, un consiglio che vi do è di raggruppare assieme tutti i file di una categoria in una cartella e fare così per tutti li elementi che vi servono. Potete creare una cartella con tutti i progetti & co a cui state lavorando, in modo da averli in un unico posto.

Organizza le tue applicazioni

Ci sono vecchie app che avete usato in passato e che ora non usate più e che sapete non utilizzerete neanche nei prossimi sei e più mesi?

Avete app che avete scaricato, ma non avete mai usato?

Io ad esempio ho parecchie applicazioni della Adobe che ho usato quando ancora frequentavo l’accademia di moda e che ora non uso più. Da qui a breve, sicuramente saranno disinstallate e così invito a fare anche a voi per tutte le app che non usate più. In questo modo libererete spazio nella memoria del vostro pc e lo renderete più efficiente.

Seleziona e organizza i documenti 

Personalmente la mia cartella documenti è piuttosto povera, in quanto tutti i documenti importanti sono nel pc di mio marito. Dunque, se devo cercare un documento ho tutto a portata di mano XD. Comunque, organizzate tutti i vostri file per categorie e sotto categorie, in modo da avere tutto in un unico luogo e non dovere impazzire per trovare le cose che vi servono.

Sfoglia le tue foto

Avete ancora salvato vecchi file e foto appartenenti al vostro primo anno di superiori…Beh, a meno che non ci sia qualche vostra vecchia amicizia, dei membri della famiglia, o altre persone importanti della vostra vita, direi proprio che è ora di dirgli addio. Il passato è il passato e l’unica cosa su cui possiamo lavorare è il presente.

Potete organizzare le foto rimanenti in questo modo:

Anno -> Luogo/Evento/… -> Mese -> Giorno

Questo per trovare sempre quello che state cercando. Se avete fatto un viaggio in un determinato paese, vi basterà cercare l’anno in cui siete partititi e da lì troverete tutto quello di cui avete bisogno. Credo sia un’ottima soluzione per avere tutto a portata di mano, ma se avete altri metodi, fatemelo sapere nei commenti!

Browser

Chiudi le schede non necessarie

Una buona pratica da iniziare ad attuare fin da subito è quella di chiudere le schede non necessarie del vostro browser. In primis per una vostra praticità, in quanto non dovrete più impazzire per trovare quello di cui avete bisogno e in secondo luogo, perché ottimizzerete la velocità del vostro motore di ricerca e del vostro pc.

Semplifica i tuoi segnalibri 

Salvare tutti i siti web che usi di più è un ottimo modo per avere sempre sotto mano quello che ti serve, ma se non è organizzato e ci sono tanti link vecchi o che non vengono più usati, può diventare una fonte di disordine e di distrazione. Cancella dunque tutti i siti web che non usi più e raggruppa assieme tutti quelli che hanno un fattore comune; come, ad esempio lo shopping. Metti tutti quei siti web che usi per fare acquisti in un’unica cartella per sapere sempre dove sono.

Rimuovi le estensioni non utilizzate

Quando scarichiamo delle estensioni per il nostro browser, spesso ci dimentichiamo di disinstallarle quando smettiamo di usarle (oppure non le abbiamo mai usate). Questa può essere un’ottima occasione per velocizzare il tuo motore di ricerca e inserire nella barra degli strumenti tutte le estensioni che utilizzi, in modo da averle sempre disponibili.

Casella di posta (e-mail) 

Annulla l’iscrizione alle newsletters

A quante newsletters siete iscritti? Vi servono davvero oppure vi intasano e basta l’e-mail? Ogni tot mesi fate incetta di iscrizioni non necessarie e disiscrivetevi da esse. Oppure, come faccio io: annullo l’iscrizione ogni qualvolta sento che non mi interessi più conoscere “le ultime novità e offerte” o simili.

Inoltre…

Secondo l’agenzia francese Ademe, una singola e-mail da 1 Megabyte emette nel suo invio una dose di circa 19 grammi di CO2, quantità che è la somma del consumo energetico del computer di invio e di quello dei server che instradano la posta elettronica nel traffico virtuale. In base a queste cifre, Ademe ha fornito l’esempio pratico di una ditta con 100 dipendenti, i quali ipoteticamente inviano 33 messaggi a testa ogni giorno. Ipotizzando 220 giorni lavorativi nell’arco di un anno, le e-mail di quell’azienda produrrebbero circa 13,6 tonnellate di anidride carbonica, ovvero una quantità molto simile a quella prodotta da ben 13 viaggi di andata e ritorno tra Parigi e New York.

Green.it

Ordina ciò che è importante utilizzando le cartelle

Quando ricevi davvero tante email (e sono importanti e dunque non puoi disiscriverti o bloccare il mittente) prova ad organizzare in cartelle la posta elettronica. Tutte le email di lavoro, le email delle bollette (ps, conosco un fornitore di gas e luce che vi permette di arrivare ad azzerare le vostre bollette. Per saperne di più, contattatemi!), le email dei negozi di shopping…Unite tutta la posta elettronica con lo stesso tema in un’unica cartella in modo da avere tutto nello stesso posto, ma soprattutto a portata di mano (quando le email sono vecchie, mettetevi voi a cercarle in mezzo al caos di tutte quelle che avete ;D)

Se invece avete già delle cartelle, controllate che non ci siano email vecchie e non più necessarie (che vi creano solo che disordine) e rinominate eventualmente le cartelle con nomi più efficaci o specifici.

Configurare una strategia per gestire la posta elettronica

Prima strategia: elimina tutte le email o spostale nelle cartelle prefissate in modo da avere la casella di “posta in arrivo” libera.

Seconda strategia: elimina o segna come letto le email della “posta in arrivo”.

Scegliete la strategia che preferite per avere una casella libera e ordinata. Personalmente attuo la prima, in quanto non ho molte iscrizioni e non ricevo molte email.

Hard-disk

Gli hard-disk diventano spesso e volentieri un “cestino” dove metter tutti i file che non si vogliono buttare, ma che intasano il vostro pc o telefono. Dunque, diventano in breve tempo un mucchio di file messi alla rinfusa. Anche qua, ci sono poche strategie da usare per mettere in ordine queste memorie extra, ma bisogna metterle in pratica se si vuole avere un hard-disk organizzato e ordinato.

Configurare un flusso di cartelle efficace 

Come per le vostre foto e i documenti digitali, anche qua, vi consiglio di organizzare in categorie e sottocategorie i vostri file. Potete scegliere di organizzare tutto per anno -> mese -> giorno, oppure semplicemente avere una cartella principale come ad esempio “spese” e poi avere una serie di sottocartelle con tutti i vostri file. Dunque, “bollette”, “acquisti extra”, “mutuo casa”, “macchina xyz”…e così via.

Elimina file duplicati o vecchie foto e documenti

Se nell’ultimo anno o peggio ancora, negli ultimi anni, avete messo dentro file alla rinfusa, senza preoccuparvi di organizzarli, vi consiglio vivamente di controllare le condizioni del vostro hard-disk. Eliminate tutti quei documenti, foto, video…che non vi servono più o che semplicemente non vale la pena tenere e organizzate tutti i file rimanenti.

Telefono 

Rimuovi le app che non utilizzi 

Anche qua, potete utilizzare la regola dei “sei mesi”. Se un’applicazione non viene utilizzata per quel lasso di tempo, molto probabilmente non la utilizzerete neanche nei successivi. Dunque, eliminate tutte le app che non usate da tot mesi e, consiglio extra, togliete dalla home tutte quelle app che non usate da una settimana/un mese. Questa è un’ottima soluzione se utilizzate un’applicazione non spessissimo, ma non vi risulta neanche inutile. Raggruppate tutte le app simili o con un tema comune in un’unica cartella e lasciate libera la schermata principale del vostro telefono, in modo da avere sempre ben visibili le app che vi servono sempre.

Disattiva le notifiche non necessarie

Quante volte ci facciamo distrarre dalle notifiche e finiamo per perdere un sacco di tempo a guardare social network, app ed email, invece di concentrarci sul nostro lavoro? Dunque, disabilitate tutte le notifiche (soprattutto dei social) delle app che non vi servono e che non vi permettono di concentrarvi.

Smetti di seguire e cura i tuoi social media 

Ne ho già parlato in un mio precedente articolo. Smettete di seguire le persone o i canali che non vi permettono di avere un bel rapporto con voi stessi o che vi fanno perdere un sacco di tempo sul telefono. Seguite le persone che vi danno solo emozioni positive. Inoltre fare ciò vi permetterà di sprecare tempo a vedere cose improduttive e di avere un social più focalizzato su quello che vi interessa davvero.

Elimina screenshot e video di grandi dimensioni

“lo salvo che può tornarmi sempre utile” e poi si fa uno screenshot e lo si dimentica nel giro di pochi minuti…

Date un’occhiata alla vostra cartella di schermate salvate e controllate se c’è qualcosa che può essere eliminato (sicuramente). Fate la stessa cosa con i video o banalmente con le foto del “buongiorno” che vi manda vostra zia Romilda ogni mattina XD.

Organizza e seleziona le tue foto

Come già accennato prima, organizzate le vostre foto per categoria. Ad esempio, realizzate una cartella con tutte le foto dei vostri membri della famiglia (o con una persona in particolare, come ho fatto io e mio marito con nostra figlia), oppure raggruppate in un unico posto le foto del compleanno o di una gita, dei progetti personali…ed eliminate tutte le foto che sono uscite male o che ormai non ha più senso tenere. In questo modo troverete subito quello che i serve, senza dover impazzire.  

Sicurezza 

Aggiorna password non sicure 

Se usate il gestore di password di Google Crome (per averle sempre a portata di mano), può essere un’ottima soluzione farvi suggerire altre password più sicure al posto di quelle più deboli. Altrimenti, potete prendere un libretto da dedicare a queste password (credo sia il metodo migliore se diffidate della tecnologia e vi ricordate dove mettete le cose…sia mai non troviate più il vostro libretto!) per e modificare tutte quelle “poco sicure”, come “Ciao00” o “1234”…ci siamo capiti, insomma.

Inizia a utilizzare un gestore di password 

Potete usare un gestore di password online, oppure un foglio digitale sul vostro pc/telefono, oppure, per i meno avvezzi alla tecnologia o per chi preferisce andare sul sicuro, un bel libricino dedicato. Scegliete voi come gestire le vostre password, soprattutto dopo che avete deciso che ne avrete più di una…;D

Attiva l’autenticazione a due fattori

Soprattutto se avete dati sensibili, dei vostri lavori o dati della vostra attività lavorativa…O banalmente avete dei file a voi cari, attivare l’autenticazione a due fattori può fare davvero la differenza. Può essere una scocciatura, ma sarete molto più protetti da vari attacchi esterni.

Varie

Pulisci schermi e dispositivi

Pulire schermi e dispositivi vari, non è solo una questione di igiene, ma anche di estetica. Non è proprio il massimo ricevere un dispositivo pieno di impronte, magari sporco di chissà che cosa…dunque, passate 5 minuti del vostro tempo per pulire questi strumenti che utilizziamo tutti i giorni (ancora più importante, dunque pulirli) e sono sicura che se qualcuno lo noterà vi farà pure i complimenti.

Effettua il backup di tutto (laptop, telefono e dischi rigidi)

Quando i vostri dispositivi hanno troppe cose accumulate, iniziano a calare le loro prestazioni. Diventano banalmente più lenti e non avrete più spazio per ciò che conta davvero. Se questi file sono così preziosi, acquistate un hard disk, oppure usate Google Drive per salvare tutte queste cose importanti per voi. 

Ma semplicemente, avere un backup è una sicurezza in più. Non auguro a nessuno di perdere anni di lavoro o di file importanti, perché non era stato eseguito un banalissimo backup.

Conclusioni

Fare del decluttering digitale potrà essere faticoso la prima volta, ma sono sicura che diverrà sempre più semplice man mano che organizzate ed eliminate, in quanto troverete prima tutto quello che cercate e avrete sempre meno cose da cancellare, in quanto eliminerete ciò che non vi serve nell’immediato.

Ricordate che non dovrete stravolgere la vostra vita quotidiana. Basteranno 10/15 minuti al giorno, ogni giorno per avere in poco tempo uno spazio digitale ordinato.

Fatemi sapere se usate qualche altra tecnica e se l’articolo vi è stato utile.

Alla prossima,

Anna.